伝わりやすいビジネスメールの書き方のルールを知っておこう
こんにちは。連休中にたくさん記事書こうと思ってゴールデンウィークを迎えましたが、書いたのは結局1つだけ。。
人生、そんなものですよね。笑
根が怠惰だから、今もこうして普通のサラリーマンをしているわけで、頑張れる人はもっと世の中に貢献しているのでしょう。
そんなわけで、今日はメールの書き方、とりわけ「伝わる」メールの書き方についてメモしていきます。
新入社員研修とかでは特に教えてもらえなくて、転職して入った会社で、メンバーにフィードバックしてもらったときに知りました。
新入社員研修で入れてほしいくらい、大事な話なんですけどね…
相手は読んでくれるのはメールの一部だけ
メールのやりとりをする際に、絶対に念頭に入れておくべきポイントはこれです。
「え？マジで？メールって全文読んでくれないの？」
と思うかもしれませんが、マジですね。
このポイントを押さえてない人は、要点のわかりにくい、読み手に伝わりにくいメールを書いてしまっている可能性があります。
自分が理系出身なので、理系出身者はそういうものだと決めつけて話を進めます。
我々が学生時代に苦労して書いた「論文」というものが諸悪の根源です。(断定)
論文は、基本的に「全部読んで初めて意味をなす」文章となっています。
なので、論文を書くことになれると、全文読まないと全貌を理解できない文章を書いてしまいがちになります。
これは、ビジネスの現場では通用しません。
なぜか。
みんな、忙しいからです。
- 重要な部分だけ、短時間で把握したい。
- 読み取る情報に強弱をつけたい。
そう考えるからです。
試しに、例文のメールを書いてみます。
『上司に複数の質問を投げる場面』を想定しました。
良くないビジネスメールの書き方
良くない書き方は、次のようなメール。
上から下まで読まない限り、どこが重要なのかわからない構成となっています。
上司としては、いちいち上から下までメールを読むのは手間です。もらって嫌な気持ちになるでしょう。
また、「3つ目の質問が急ぎである」ということが伝わらない可能性もあるため、自分の仕事に影響が出る危険性すらあります。
例)
お疲れ様です。いくつか質問があります。 お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のうえご返信お願いいたします。 1つ目の質問です。 〇〇株式会社さまから、来年度分の見積書発行依頼がきました。 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 先方希望の提出期限は2週間後なので、来週どこかで操作方法など教えてください。 2つ目です。 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 こちらも、来週相談させてください。 ３つ目です。 先週行った出張について、報告書を書いておりますが、悩んでいる点があります。 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 こちらは提出が今週中なので、お早めにご教示いただきたいです。 以上、よろしくお願いいたします。
読みやすいビジネスメールの書き方
読みやすい、伝わりやすいメールは次のような感じです。
冒頭に、このメールをアウトラインを書いています。どこが重要か、あらかじめ示しています。
そのため、メールを受け取った側としても、どこを真剣に読むべきか、強弱が容易にわかります。
例)
お疲れ様です。質問が3つあります。 (3)は期限が迫っており、早めにご返信いただけますと幸いです。 (1)(2)は時間があるときに改めて相談したいので、 まずは目を通していただくだけで問題ありません。 (1)見積書発行手続きについて 〇〇株式会社さまから、来年度分の見積書発行依頼がきました。 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 先方希望の提出期限は2週間後なので、来週どこかで操作方法など教えてください。 (2)△△について 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 こちらも、来週相談させてください。 (3)出張報告書について(※早めに相談したいです) 先週行った出張について、報告書を書いておりますが、悩んでいる点があります。 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜 こちらは提出が今週中なので、お早めにご教示いただきたいです。 以上、よろしくお願いいたします。
理想を言うと、重要な質問は最初にするべきです。笑
今回は例文っぽさを出すため、あえて3番目におきました。
本番では、大事な質問を一番最初にしましょう。
おわりに
うまく伝えるためのテクニックとして、「まずは結論から話しましょう」というのは良く聞くと思います。メールでも同じですね。
必ず目がいく『冒頭部分』で、
- このメールはどんなメールなのか
- どこが大切なのか
という全体像をまず読み手にしっかりと伝える。
そして、そのあとに詳細を説明する。
苦労して書いたメールが全て読まれないのは、書いた側としては残念かもしれませんが、メールというのは意外とそういうものです。
ということで、本日のポイントのおさらいです。
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